Analyser les besoins en formation dans l’entreprise
Analyser les besoins en formation dans l’entreprise c’est simple !
Mais cela demande un peu de méthode. L’analyse des besoins, c’est ce travail d’observation et d’analyse qui va vous permettre de mettre en œuvre votre plan de formation préalablement à sa mise en œuvre.
Dans le monde professionnel en constante évolution, la formation continue des salariés est un pilier essentiel pour assurer la compétitivité et la soutenabilité de l’activité des entreprises. Face à ce défi, l'analyse des besoins en formation se présente comme la première étape cruciale. Commençons par déconstruire vos idées reçues sur l’analyse de besoins, pour ensuite explorer toutes les possibilités formelles et informelles pour analyser les besoins dans votre entreprise facilement et donnant du sens.
Idée reçue n°1 : Mon plan de formation est figé dans le marbre donc attention à ne pas passer à côté d’un besoin
Il est impératif de ne pas considérer le plan de formation comme un document figé ou intouchable, mais plutôt comme un ensemble dynamique et évolutif. La réalité d'une entreprise est constamment influencée par de multiples facteurs : les attentes des clients, l'évolution des équipes, les besoins changeants en compétences, la stratégie globale de l'entreprise, ainsi que les opportunités qui émergent spontanément. Tous ces éléments peuvent entraîner des ajustements nécessaires dans la planification de la formation tout au long de l'année. Par conséquent, bien que le budget de formation soit souvent établi sur une base annuelle, il est crucial d'adopter une approche flexible et réactive. Cette adaptabilité permet non seulement de répondre efficacement aux exigences internes et externes qui évoluent, mais aussi d'optimiser les ressources disponibles pour le développement des compétences au sein de l'organisation. En résumé, traiter le plan de formation comme une matière vivante est essentiel pour maintenir l'alignement entre les objectifs de formation et les objectifs stratégiques de l'entreprise. Pas question donc de se figer sur un plan annuel in-retouchable !
Idée reçue n°2 - L’analyse de besoin : du temps de travail « perdu » pour l’entreprise
C’est tout l’inverse ! L'analyse des besoins en formation est une démarche préalable indispensable qui permet d'identifier les compétences spécifiques à développer ou à renforcer au sein de l'entreprise. Cette phase d'observation et d'analyse rigoureuse est fondamentale pour éviter la mise en place de formations inadéquates, coûteuses et peu bénéfiques à long terme. Elle sert de fondation à l'élaboration d'un plan de formation réellement aligné sur les objectifs stratégiques et les besoins réels de l'entreprise et de ses salariés.
Maintenant que vous avez chassé vos idées reçues, vous vous demandez par où commencer ? Voici 6 conseils en décalage pour mettre du sens dans votre analyse de besoin afin de mettre en lumière les méthodes et les stratégies permettant d'optimiser le développement des compétences au sein de votre organisation.
1- Joindre l’utile à l’agréable : l’observation ou le temps « machine à café »
Premier conseil : pour prendre le pouls d’une entreprise, rien ne peut détrôner l’échange informel. L’enquête la plus pointue au monde ne saurait « rendre » l’état d’esprit d’une entreprise. Avant de faire des statistiques basées sur les résultats des entretiens annuels, faites des pauses ! Allez discuter de manière informelle avec les équipes pour comprendre quels sont leurs besoins en matière de compétences, comment elles se sentent utiles ou elles se sentent performantes ou en fragilité. Ces informations sont essentielles pour mieux comprendre ensuite où emmener les salariés et pourquoi pas pour saisir des opportunités de développement sur des compétences non exploitées jusque-là.
2- Flexibiliser le recueil des données
Votre calendrier est bien établi :
- de mars à avril : le recueil des besoins,
- de mai à juin l’achat de formation,
- de juillet à décembre la mise en place des formations,
- de janvier à février : l’évaluation du plan de formation…
et si… un nouvel élément vient perturber les plans en plein mois de novembre et dénue de sens une partie de votre plan de formation ? Débarrassez-vous ce votre calendrier rigide et passez à l’agilité ! Le plan de formation évolutif ou agile, ça veut dire que l’interrogation des besoins de l’entreprise n’est pas strictement annualisée. L’analyse se déroule au fil de l’eau et vient conforter ou infirmer certaines hypothèses de formation. Gardez sous le coude une matrice vous permettant d’entrer toutes ces variables d’ajustement. Cela vous permettra d’alimenter vos organismes de formation pour qu’ils produisent une réponse vraiment en phase avec vos besoins et de mettre régulièrement autour de la table les équipes pour construire ensemble jour après jour et stimuler les parties-prenantes.
3- L’entretien annuel comme outil de recueil… et de cohésion
Malgré la valeur des échanges informels, l'entretien annuel reste un moment clé pour la collecte structurée d'informations pertinentes sur les besoins en compétences transversales et sur l'état général de l'entreprise. C'est une occasion pour les salariés d'exprimer leurs souhaits de développement professionnel et de détecter des opportunités de formation alignées sur les besoins individuels et collectifs. Pour décaler un peu cet exercice parfois très formel, il peut être envisagé sous forme d’atelier collectif dans un premier temps, en préparation du moment individuel, pour permettre de croiser les visions, de motiver les équipes, et pourquoi pas de mettre en place des challenges professionnels en équipe, dessinés par les salariés eux-mêmes.
4- Impliquer les managers dans le recueil et en faire un projet d’entreprise
Faites des managers vos agents secrets du développement des compétences ! Impliqués de plein fouet dans la stratégie de formation, ces maestros du management ne se contentent pas de diriger les troupes, ils deviennent les yeux et les oreilles de l’entreprise sur le terrain. Experts en détection des talents cachés et des failles à combler, leur mission, s'ils l'acceptent, est de transformer les observations quotidiennes en initiatives de formation ciblées. En intégrant activement les managers dans la quête de compétences, non seulement vous assurez l’adéquation entre les besoins opérationnels et les solutions de formation proposées, mais vous propulsez également les performances à un niveau supérieur, tant individuellement que collectivement. Qui a dit que le monde de l'entreprise ne pouvait pas avoir son propre casting de héros ? Les managers jouent un rôle clé dans l'analyse des besoins en formation. En tant que premiers observateurs des performances et des comportements de leurs équipes, ils sont en position idéale pour identifier les lacunes en compétences et les opportunités de développement. Leur participation active dans le processus d'analyse garantit que les formations sélectionnées répondront efficacement aux besoins opérationnels et contribueront à l'amélioration des performances individuelles et collectives.
5- Vers une analyse croisée et une adhésion collective
Plongez au cœur d'une véritable quête stratégique pour le développement des compétences avec une approche d'analyse des besoins en formation qui mobilise toutes les forces vives de votre équipe. Cette mission, à la croisée des chemins entre investigation minutieuse et collaboration intense, nécessite la fusion de multiples sources de données : entretiens annuels, observations de terrain au quotidien, et évaluations de performances. Ces informations, une fois croisées, offrent un panorama détaillé et précis des compétences à développer.
Dans cette quête, chaque membre de l'équipe devient un explorateur et un acteur clé. En impliquant activement les salariés dans le processus d'analyse et de décision, on transforme chaque personne en co-créateur engagé du plan de formation. Les méthodes pour stimuler cette participation sont multiples : mise en place de boîtes à idées pour recueillir les suggestions de formations, création d’espaces dédiés à l'apprentissage au sein des locaux, ou organisation d'événements spéciaux pour présenter les orientations du plan de formation.
L'adhésion des équipes, cultivée à travers ces initiatives, est essentielle. Elle transforme le plan de formation en une aventure collective, où chaque membre de l'entreprise contribue activement au succès de l'entreprise. Cette dynamique collective assure non seulement une montée en compétences alignée sur les objectifs stratégiques, mais elle booste également la motivation de chacun, les poussant à exploiter pleinement les nouvelles opportunités de développement. Ainsi, la quête de formation devient non seulement un projet de développement personnel et professionnel, mais aussi une aventure humaine enrichissante pour tous les participants.
6 -Mesurer l’impact de la formation
Oui ! mesurer l’impact se prépare au moment de l’analyse des besoins ! La boucle d'analyse des besoins en formation ne se termine pas avec la sélection et la mise en œuvre des actions de formation. Il est essentiel de prévoir des mécanismes d'évaluation de l'impact de ces formations sur les compétences des salariés et sur la performance de l'entreprise. Cette évaluation permet d'ajuster le plan de formation en continu, en renforçant les actions efficaces et en réorientant ou remplaçant celles dont l'impact est insuffisant.
Conclusion : une démarche inclusive et cohésive qui consolide les acquis de l’entreprise
Pour conclure, L'analyse des besoins en formation, loin d'être une simple formalité administrative, est une démarche stratégique qui contribue directement à la compétitivité et à l'innovation au sein de l'entreprise. En adoptant une approche croisée et en impliquant activement les salariés à chaque étape, les entreprises peuvent transformer leurs plans de formation en véritables leviers de développement des compétences et de performance. Cela requiert une vision à long terme, une flexibilité et une capacité à s'adapter aux évolutions constantes du marché et des technologies, mais le jeu en vaut la chandelle. Les entreprises qui réussissent dans cet exercice sont celles qui parviennent à se démarquer dans leur secteur et à attirer ainsi que retenir les talents, en leur offrant des parcours de formation et de développement professionnel enrichissants et alignés sur leurs aspirations et les besoins du marché.
Fort d'une analyse des besoins en formation, d’une mesure d’impact et d'un plan de formation adaptable et évolutif, l'entreprise peut désormais s'engager avec confiance dans l'achat de formations. Ce processus, guidé par une connaissance approfondie des besoins réels de ses salariés et aligné sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, permet de sélectionner les formations les plus pertinentes.
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Sévérine Zimmer, directrice du FIAF