Assistant·e administratif·ve principal·e

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – L’Assistant·e administratif·ve principal·e fournira un soutien administratif de qualité au sein des Services d’information (équipes traduction-interprétation, publications, et gestion de l’information et des connaissances ; ci-après « Pôle gestion de l’information et des connaissances, publications et services linguistiques). Il·Elle contribuera à l’amélioration des processus, prêtera un appui à l’équipe de direction IS pour le suivi financier des projets et équipes, contribuera à la gestion du projet Tok Pasifika et fournira un appui aux équipes fonctionnelles du Pôle.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Appui administratif et financier pour le Pôle gestion de l’information et des connaissances, publications et services linguistiques

• Utiliser le système de gestion financière pour l’établissement de bons de commande et le règlement des factures des fournisseurs.
• Prêter un appui aux activités d’achat (RFQ, RFP) et à l’organisation des voyages pour le Pôle et les Services d’information.
• Prêter un appui logistique et organisationnel (voyages, organisations d’évènements) à l’équipe de direction des Services d’information.
• Savoir utiliser le système de gestion des voyages (NuTrip), organiser les missions officielles des membres de l’équipe s’il y a lieu, et pouvoir renseigner le personnel sur l’utilisation de NuTrip.
• Prêter un appui aux coordonnateurs·rices et au·à la Responsable de la gestion de l’information et des connaissances, des publications et des services linguistiques dans le cadre de l’élaboration des budgets, ainsi que du suivi des mouvements de trésorerie et de l’établissement des rapports connexes
• Prêter appui à l’établissement et au bon fonctionnement des systèmes administratifs et financiers requis pour la mise en place et l’amélioration des systèmes internes de recouvrement des coûts (FCR) au sein du Pôle.
• Participer, selon les besoins, aux activités de FCR des volets traduction et interprétation et publications, notamment en veillant à ce que les informations requises soient disponibles, exactes et à jour.

Rationalisation des processus administratifs et financiers du Pôle

• En concertation avec les coordonnateurs des équipes fonctionnelles du Pôle et avec le·la Responsable de la gestion de l’information et des connaissances, des publications et des services linguistiques, rationaliser les processus et méthodes de travail de l’équipe administrative du Pôle.
• Contribuer à la répartition des tâches administratives entre les membres de l’équipe administrative (finances, administration générale, demandes externalisées, logistique et déplacements, FCR).
• Renforcer l’interopérabilité des systèmes et personnels entre les différentes équipes du Pôle.

Soutien à la gestion du projet Tok Pasifika

• En étroite collaboration avec la personne chargée du projet Tok Pasifika (langues du Pacifique), assurer l’appui administratif et logistique de Tok Pasifika.
• Assurer le suivi et l’actualisation de la liste de fournisseurs enregistrés comme prestataires privilégiés Tok Pasifika auprès de la CPS.
• Communiquer avec les prestataires, les parties prenantes externes et les divisions de la CPS, en anglais ou en français, selon les besoins.
• Participer à la conception des supports de communication et à l’animation des webinaires de présentation du projet.
• Prêter un soutien logistique à l’organisation des activités et évènements Tok Pasifika.
• Prêter appui à la rédaction de rapports pour l’ensemble des activités menées dans le format approprié, y compris des rapports techniques, et contribuer aux rapports présentés aux bailleurs de fonds.
• Tenir à jour un système d’archivage structuré pour les activités Tok Pasifika.

Formation, gestion de l’information et appui aux équipes fonctionnelles du Pôle

• En concertation avec les coordonnateurs fonctionnels et le·la Responsable de la gestion de l’information et des connaissances, des publications et des services linguistiques, faire en sorte que le personnel administratif du Pôle participe régulièrement aux formations proposées par les équipes finances, achats et voyage, en particulier.
• En concertation avec les coordonnateurs fonctionnels et le·la Responsable de la gestion de l’information et des connaissances, des publications et des services linguistiques, faire en sorte que le personnel administratif du Pôle soit formé aux différents outils du Pôle, notamment ServiceNow, Plumsail et SharePoint.
• Utiliser et améliorer les systèmes de consignation des informations et d’archivage des équipes, notamment dans SharePoint, en s’adressant pour avis et conseil à l’équipe IS de gestion de l’information et des connaissances.
• Mettre en place des séances d’information et de formation à destination du personnel administratif et des chefs de projet des autres équipes, afin de leur présenter les services de soutien disponibles au sein du Pôle et de leur en faciliter l’usage.
• Maîtriser les outils Trados et Logiterm pour être en mesure d’analyser et de prétraiter les demandes de traduction anglais<->français, et connaître le processus d’envoi et de réception des demandes aux freelances.
• Maîtriser le système d’alimentation de la base de traduction anglais-français Logiterm et le système archivage de l’équipe traduction-interprétation.
• Maîtriser l’outil de gestion des demandes de l’équipe des publications (Plumsail).

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Au minimum un diplôme (BTS) dans les domaines de l’administration d’entreprise, des services de secrétariat ou de la gestion financière, ou connaissances et expérience équivalentes.

Compétences techniques

• Au moins sept ans d’expérience dans un poste similaire, dont au moins deux ans d’expérience en gestion de projets.
• Maîtrise de SharePoint et de la suite logicielle Microsoft Office, en particulier du traitement de texte en français, et aptitude à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision.
• Aptitude à mener plusieurs tâches de front et à respecter les délais.
• Aptitude à garantir la cohésion de l’équipe.
• Excellentes capacités en matière de communication et d’organisation.

Compétences linguistiques

• Bonnes capacités de communication orale et écrite en anglais comme en français.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Capacité à nouer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes issues d’horizons culturels différents.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de 3 ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Assistant·e administratif·ve principal·e se situe dans la classe 7 du barème 2025 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 355 536 à 444 419 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Avantages dont bénéficie le personnel local en poste à Nouméa – La CPS offre une couverture médicale et une assurance vie pour ses employés et leurs ayants droit, 25 jours ouvrés de congé annuel et d’autres types de congé et un accès à la caisse de prévoyance de la CPS (contribution fixée à 8% du traitement de base, la CPS versant également une contribution de 10%).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 30 novembre 2025, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000516

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Veuillez décrire trois des principaux défis que peuvent rencontrer des assistants administratifs (ex : personnes, procédures, outils etc.).
2. Pouvez-vous décrire une situation où vous avez dû gérer simultanément plusieurs tâches administratives sous pression ? Comment avez-vous priorisé vos tâches ?
3. Avez-vous déjà participé à la rationalisation ou à l’amélioration de processus administratifs ? Donnez un exemple concret.