Assistant·e - Appui à l’exécution

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Division pêche, aquaculture et écosystèmes marins (FAME) de la CPS est composée de trois programmes : le Programme pêches côtières et aquaculture (CFAP) ; le Programme pêche hauturière (OFP) et le Programme écosystèmes marins (MEP). Le Bureau du·de la Directeur·rice offre un appui à la mise en œuvre de ces trois programmes et des projets transversaux, et fixe leur orientation stratégique. Œuvrant aux côtés des 22 États et Territoires insulaires océaniens, la Division peut compter sur un solide réseau de partenaires régionaux, infrarégionaux et nationaux du secteur marin. Les effectifs de la Division FAME sont répartis entre la Nouvelle-Calédonie, les Fidji, les États fédérés de Micronésie, les Îles Salomon et les Tonga, la majeure partie de ses quelque 165 agents étant en poste en Nouvelle-Calédonie.

Fonctions – L’Assistant·e – Appui à l’exécution fournira un appui à l’exécution au sein de la Division FAME en veillant à ce que l’ensemble des activités liées aux achats, aux voyages, aux finances et aux ateliers soient conformes aux bonnes pratiques de la Communauté du Pacifique (CPS) et répondent aux exigences énoncées dans les politiques applicables.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Mise en œuvre d’activités relatives aux finances et aux achats conformément aux politiques et aux normes de la CPS

• Préparer et réaliser des tâches relatives aux finances et aux achats (bons de commande, factures, subventions, conventions de financement, contrats, avances en espèces, justificatifs) et effectuer les rapprochements connexes.
• Aider les agents pour les requêtes et demandes financières générales, en les conseillant sur les politiques et procédures de la CPS.
• Tenir des systèmes de classement organisés. Donner des instructions et des orientations aux agents sur les bonnes pratiques en matière de conservation des informations.

Mise en œuvre d’activités relatives aux voyages et aux ateliers conformément aux politiques et aux normes de la CPS

• Coordonner, traiter et suivre les dispositions à prendre en matière de déplacement individuel et collectif, en informant les agents/consultants/bailleurs de fonds des procédures relatives aux voyages.
• Préparer, coordonner et organiser les aspects logistiques relatifs aux ateliers/réunions (réservation des locaux, paiement des fournisseurs, transport, hébergement, restauration, inscriptions, technologie, interprétation, demandes ponctuelles, etc.).
• Veiller à ce que les annonces, les documents, la documentation et les présentations relatifs aux ateliers ou aux réunions soient coordonnés, organisés de manière logique et diffusés en temps opportun.

Assistance aux responsables d’équipes

• Apporter au quotidien une assistance/un appui efficace aux responsables d’équipes. Il s’agit entre autres de fonctions administratives de coordination, de supervision, de suivi et de collecte d’informations.
• Veiller à ce que l’appui à l’exécution apporté aux équipes soit conforme aux normes de la CPS.

Appui fourni dans le cadre de manifestations stratégiques et soutien apporté en renfort d’autres agents chargés de l’appui à l’exécution

• Apporter un appui dans le cadre des grandes manifestations, réunions et conférences annuelles de la Division FAME, du Programme CFAP ou du Programme OFP.
• Remplacer d’autres agents chargés de l’appui à l’exécution et/ou échanger avec ceux-ci au besoin ou conformément aux instructions.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Diplôme d’études supérieures en gestion administrative, administration, secrétariat, ou connaissances et expérience équivalentes.

Compétences techniques

• Au moins trois à quatre ans d’expérience en administration d’entreprises et/ou du soutien à la conduite de projets au sein d’une organisation de taille moyenne à grande.
• Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Word, Excel et PowerPoint.
• Expérience professionnelle et effective attestée de la gestion de projets et/ou notions de comptabilité.
• Aptitude à travailler en équipe et de manière autonome dans un environnement multiculturel.

Compétences linguistiques

• Grande aisance dans la communication écrite et orale.
• Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir jusqu’au 30 juin 2027 ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Assistant·e – Appui à l’exécution se situe dans la classe 6 du barème 2025 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 303 748 à 379 685 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Avantages dont bénéficie le personnel local en poste à Nouméa – La CPS offre une couverture médicale et une assurance vie pour ses employés et leurs ayants droit, 25 jours ouvrés de congé annuel et d’autres types de congé et un accès à la caisse de prévoyance de la CPS (contribution fixée à 8% du traitement de base, la CPS versant également une contribution de 10%).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 12 octobre 2025, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000502

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Citez trois compétences qui selon vous sont importantes et essentiels pour assurer une assistance organisationnelle, administrative et logistique efficace ?
2. Décrivez brièvement votre expérience dans l’organisation de voyages et d’autres aspects logistiques pour des ateliers ou des missions, et identifiez trois leçons que vous en avez tirées.
3. Décrivez brièvement les outils et méthodes que vous avez expérimenté dans le cadre de la gestion administrative, organisation d'atelier, voyage et résolution de problème ?