Chargé·e des finances – Service paie

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – Le.la Chargé·e des finances – Service paie sera en charge de préparer et verser les salaires et indemnités, et donner des conseils en la matière au personnel ; gérer la Caisse de prévoyance de la CPS et les placements y afférents ; fournir un appui en matière de procédures budgétaires à l’échelle de l’Organisation et des programmes ; et gérer l’amélioration des systèmes de paie.

 

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Traitement et paiement des salaires et des avantages des agents de la CPS, notamment les paiements prévus au titre des dispositions internes

• Préparer et comptabiliser les salaires/indemnités du personnel pour tous les sites de la CPS à l’exception des sites traités par les Fidji, y compris l’ensemble des factures et des ajustements de fiches horaires requis au titre du recouvrement intégral des coûts.
• Préparer et tenir à jour les fiches de paie et rapports relatifs aux traitements versés et répondre à toutes les questions y afférentes, en sollicitant l’appui du service de la paie de Suva, et en lui prêtant appui, au besoin.
• Veiller à l’application des normes comptables relatives à toutes les fonctions liées à la paie et à la tenue de registres satisfaisants. Participer aux audits du registre de paie.
• Effectuer les virements à l’étranger se rapportant aux traitements du personnel.
• Collaborer avec le·la Chargé·e des finances – Service paie (Suva) en vue d’actualiser et de calculer le taux mensuel du DTS afin de veiller à ce que le taux utilisé dans le calcul des salaires soit exact.
• Vérifier et verser les avances sur traitement conformes aux règles applicables au sein de la CPS. Traiter les demandes de prêt des agents et veiller à ce que tous les prêts soient bien remboursés.
• Effectuer les opérations de fin de contrat, notamment le paiement des salaires et des indemnités de départ des agents quittant la CPS, et entretenir des contacts réguliers avec les anciens agents à des fins d’accomplissement de leurs obligations fiscales, le cas échéant.
• Veiller à ce que les paiements prévus au titre des dispositions internes (contribution à la Caisse de prévoyance, charges fiscales, assurance, etc.) soient bien effectués.
• Traiter/confirmer les demandes liées aux droits aux avantages avec les agents et les ressources humaines.
• Veiller à ce que les fiches de paie et les rapports relatifs à la paie destinés aux agents soient traités selon les besoins ou à la demande des agents.

Rapprochements des comptes relatifs à la paie

• Effectuer les rapprochements pour tous les comptes relatifs à la paie qui figurent dans le Grand livre général, et rapprocher les éléments en temps utile.
• Effectuer les rapprochements sur les comptes de recouvrement.
• Fournir des conseils et une assistance aux agents en matière de paie et aider le personnel d’appui au service de paie de Suva, au besoin.
• Traiter toutes les questions salariales avec la banque en Nouvelle-Calédonie pour le compte de la CPS/des agents.
• Veiller à ce que le temps de travail soit imputé aux différentes lignes budgétaires.

Gestion des opérations liées à la Caisse de prévoyance de la CPS

• Apporter un appui aux agents pour les questions liées à la Caisse de prévoyance de la CPS.
• Évaluer les demandes de retrait de la Caisse de prévoyance et l’admissibilité aux prêts des agents conformément au Règlement de la Caisse de prévoyance de la CPS.
• Veiller à ce que les preuves documentaires adéquates soient fournies pour les demandes de retrait.
• Veiller au remboursement des prêts.
• Calculer les dividendes des membres liés aux investissements et aux intérêts des prêts.
• Effectuer le rapprochement des dépôts à terme de la Caisse de prévoyance de la CPS.

Autres activités d’appui

• Fournir aux agents des programmes des conseils sur les composantes budgétaires se rapportant aux salaires.
• Participer activement au recensement des aspects de la gestion de la paie pour lesquels une modification et une rationalisation des systèmes ou des procédures sont nécessaires, et collaborer avec les sections TIC et RH afin de garantir la mise en œuvre des modifications et solutions liées à la paie.
• Effectuer les tâches liées à la paie enregistrées dans le service d’assistance informatisé (Helpdesk) des finances.
• Fournir des conseils et une assistance aux agents en matière de paie et aider le personnel d’appui au service de paie de Nouméa, au besoin.
• Collaborer avec le·la Chargé·e des finances – Service paie (Suva) pour garantir la continuité de la gestion de la paie et du versement des rémunérations en le·la remplaçant pendant ses congés.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

 

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Diplôme en comptabilité et technologies de l’information, ou dans un domaine connexe

Compétences techniques

• Au moins trois ans d’expérience du traitement de la paie sur système informatique
• Expérience du traitement des salaires d’agents internationaux en poste sur différents sites, en utilisant diverses devises
• Maîtrise des systèmes liés à la paie et aux RH, ainsi que de la suite MS Office, en particulier d’Excel
• Connaissance des réglementations et des systèmes bancaires locaux et internationaux
• Capacité à travailler sous pression et à prendre des initiatives en vue de trouver des solutions

Compétences linguistiques

• Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais
• Bon esprit d’équipe et de collaboration, et bonnes capacités de communication

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Respect absolu de la confidentialité et grande discrétion
• Grande minutie et précision
• Excellentes compétences interpersonnelles et sens aigu du service client
• La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

 

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de 3 ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste de Chargé·e des finances – Service paie se situe dans la classe 7 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 338 605 à 423 257 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

 

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 14 avril 2024, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000213

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

 

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Veuillez décrire votre expérience du traitement de la paie à l’aide d’un logiciel de paie et d’un système informatisé de comptabilité.
2. Veuillez décrire votre expérience de la gestion d’une fonction de paie au sein d’une organisation versant des salaires dans de multiples devises et dans différentes régions du Pacifique.
3. Veuillez décrire votre expérience de travail avec différentes législations et exigences réglementaires en matière de paie, et la manière dont vous avez géré ces différents cas de figure.